Uw privacy is belangrijk voor ons. Hier laten wij u weten welke (persoonlijke) gegevens Sportgeneeskunde.NL van u verzamelt en waarom we dit doen. Dit is een uitwerking van de Europese richtlijn “Algemene Verordening Gegevensbescherming”(AVG) die in 2018 in werking is getreden. Eerder waren er natuurlijk ook al (nog steeds geldende) wettelijke regels van toepassing op uw gegevens en privacy.

Uitgangspunt is dat wij persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk en vertrouwelijk met deze gegevens omgaan. Persoonlijke gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd en niet doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van het doel waarvoor ze zijn verstrekt.

Beroepsgeheim en privacy

Alle artsen zijn gebonden aan het beroepsgeheim en mogen in principe uw gegevens aan niemand anders verstrekken. Alle medewerkers van Sportgeneeskunde.NL, ook niet-zorgverleners, gaan vertrouwelijk om met de gegegevens die clienten verstrekken en doen hun best om uw privacy te waarborgen.

Waarom verzamelen we persoonsgegevens?

Er worden persoonsgegevens verwerkt om van sportmedische zorg in de vorm van consulten, sportmedische onderzoeken en sportkeuringen te verlenen.

• Het ontvangen en beantwoorden van vragen van (potentiele) clienten per telefoon of per mail.
• Het inplannen van afspraken met clienten.
• Het versturen van afspraakbevestigingen en vragenlijsten.
• Het inrichten en bijhouden van het medisch dossier.
• Het verwerken van informatie van verwijzende artsen e/o andere zorgverleners.
• Het rapporteren van informatie naar clienten. Het verwijzen van clienten naar derden.
• Het verzorgen van de financiele administratie.
• Het sturen van declaraties naar clienten. Het sturen van DBC-declaratiegegevens naar Promeetec, naar factoringbedrijf Infomedics en eventueel zorgverzekeraars (via VECOZO).
• Het verwerken van tips e/o klachten.
• Het verzamelen van informatie voor managementrapportages.
• Het uitvoeren of toepassen van wet- en regelgeving.
  
  

Welke persoonsgegevens bewaren wij?

Voor een goede behandeling of een goed onderzoek is het noodzakelijk dat wij een dossier aanleggen. Dit is ook een wettelijke plicht. Uw dossier bevat uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor uw onderzoek of behandeling.

Wij registreren de volgende gegevens van clienten:

• Geslacht
• Voornamen, tussenvoegsel, achternaam
• Adres, postcode en woonplaats
• Geboortedatum
• Indien minderjarig het telefoonnummer van ouder/verzorger)
• E-mailadres (indien minderjarig het e-mailadres van ouder/verzorger)
• Burgerservicenummer
• Zorgverzekeraar, pakket
• Huisarts, evt andere behandelaars
• Soort afspraak, datum.
• Relevante medische inhoudelijke gegevens voor de (sport)medische dossiervorming.
  
  

Hoe komen we aan de gegevens?

Wij ontvangen de persoonsgegevens van de client zelf (of ouder/verzorger) of via verwijzers (huisarts, medisch specialist, paramedicus). Als wij gegevens via een verwijzer ontvangen wordt de verwijsbrief met aangeleverderde gegevens gescand en opgeslagen in het medisch dossier.

Wie hebben inzage in uw gegevens?

Het medisch dossier is alleen toegankelijk voor medwerkers van Sportgeneeskunde.NL die ten behoeve van hun functie over deze informatie behoren te beschikken. Het medisch dossier wordt aangemaakt door het secretariaat van Sportgeneeskunde.NL. Het medische dossier wordt bijgehouden door de behandelend sportarts.

Wij versturen via rapportages van sportmedische onderzoeken naar clienten via beveiligde mail.

Huisartsen of andere verwijzers ontvangen via beveiligde mail een rapportage van sportmedische consulten. Het is gebruikelijk een rapportage te versturen van het eerste en laatste consult, en voor indien van meerwaarde van tussentijdse consulten.

De daartoe relevante gegevens worden gebruikt voor directe facturering naar de client.

Sportgeneeskunde.NL werkt samen met een andere partij voor het verzorgen van de internetomgeving, het verzorgen van de DBC-administratie en facturatie. Met deze partijen (verwerkers) worden afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Deze worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Persoonsgegevens worden nooit verstrekt aan partijen waarmee geen verwerkingsovereenkomst is afgeslotenn, tenzij dit een wettelijke grondslag heeft. In alle andere gevallen worden persoonsgegevens slechts met derden gedeeld indien u hier nadrukkelijke toestemming voor geeft.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

De bewaartermijn voor medische gegevens is (vanaf 1 januari 2020) tenminste twintig jaar, gerekend vanaf het moment waarop zij zijn vervaardigd. Uw medisch dossier moet langer worden bewaard dan twintig jaar als er een andere wettelijke bewaartermijn is, als dit noodzakelijk is voor goede hulpverlening of als de gegevens van groot belang zijn voor iemand anders. .

Op uw verzoek kunnen wij uw dossier vernietigen voor het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn. Wij vragen u dan een schriftelijke verklaring te ondertekenen. Wanneer op uw verzoek geen bezwaren van toepassing zijn, zal Sportgeneeskunde.NL tot vernietiging van de inhoud van uw dossier overgaan. Uw verzoek en schriftelijke verklaring zullen allebei worden verwaard in uw dossier dan verder leeg is. U wordt geinformeerd als uw verzoek uitgevoerd is.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

Sportgeneeskunde.NL heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Alle informatie wordt gedigitaliseerd.

De volgende maatregelen ter bescherming zijn genomen:

• Alle personen die namens Sportgeneeskunde.NL van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseuonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• Er zijn back-ups beschikbaar om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geinformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  
  

Recht op inzage / afschrift van uw persoonsgegevens

U heeft recht op inzage of een afschrift van de persoonsgegevens die wij van u hebben verwerkt. De gevraagde inzage of het gevraagde afschrift wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek, gehonoreerd. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Indien wij uw persoonsgegevens op basis van door gegeven toestemming mogen verwerken, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij zullen u vragen om zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Aanvulling of  correctie van uw persoonsgegevens

U kunt de gegevens in uw dossier laten aanpassen. Dit kan als de gegevens feitelijk niet juist of onvolledig zijn. Bent u het niet eens met indrukken, meningen of conclusies van uw zorgverlener? Dan kunt u deze niet laten corrigeren. Maar u kunt in dat geval wel altijd uw schriftelijk commentaar aan uw medisch dossier laten toevoegen.

Kinderen / jongeren

De wet beschouwt een client van 16 jaar meerderjarig. Jongeren vanaf 16 jaar die inzage in hun dossier willen, een correctie willen laten aanbrengen of (een deel van) hun medisch dossier willen vernietigen, moeten zelf de aanvraag indien en ondertekenen. De met gezag belaste ouder(s) of voogd heeft zonder toestemming van de jongere geen recht op medische informatie.

Bij kinderen tussen de 12 en 16 jaar dienen zowel het kind als de ouder/voogd het formulier te ondertekenen. Tevens van beiden (kind en ouder/voogd) een kopie van een geldig legitimatiebewijs toevoegen.

Voor kinder jonger dan 12 jaar moet een van de ouders/voogd het verzoek indien.

Website

Wanneer u op de website van Sportgeneeskunde.NL het contactformulier invult, dan wordt u gevraagd persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om contact met u op te kunnen nemen. De gegevens worden opgeslagen op beveiligde serversd en per e-mail verzonden naar mail@sportgeneeskunde.nl.

Heeft u een klacht?

Mocht u een klachten hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij zullen onze uiterste best doen om uw klacht op te lossen. Mochten wij er samen met u niet uitkomen, dan heeft u het recht een klachten in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Diot is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Heeft u nog vragen?

Mocht u naar aanleiding van ons privacy beleid vragen of opmerkingen hebben, neem dan contact met ons op.